Split payment – co to jest i jak wpływa na płynność finansową firmy?

Mechanizm podzielonej płatności (ang. split payment) to instrument, który na trwałe wpisał się w codzienność przedsiębiorstw prowadzących działalność w Polsce. Od 2018 roku stopniowo zyskiwał na znaczeniu, a od listopada 2019 roku w określonych sytuacjach jest obowiązkowy. Dla niektórych firm split payment wciąż pozostaje tematem rodzącym wiele pytań – zarówno w kontekście procesu płatności, jak i wpływu tego rozwiązania na codzienną płynność finansową.

Ten poradnik odpowiada na te wątpliwości, wyjaśniając zasadę działania oraz przynosząc praktyczne wskazówki.

Na czym polega mechanizm podzielonej płatności?

Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności, polega na rozdzieleniu kwoty brutto wynikającej z faktury podczas realizowania płatności za towary lub usługi. W praktyce, przedsiębiorca (nabywca) dokonując przelewu bankowego, wpłaca równowartość netto należności na zwykły rachunek firmowy kontrahenta. Natomiast kwotę VAT automatycznie przekazuje na specjalne konto VAT odbiorcy – tzw. rachunek VAT, prowadzony przez każdy bank dla przedsiębiorstw posiadających rachunek rozliczeniowy.

Mechanizm ten został wprowadzony jako środek do walki z wyłudzeniami podatku VAT i zwiększenia bezpieczeństwa rozliczeń podatkowych. Szczególnie dotyczy to branż uznanych za podatne na nadużycia (np. budownictwo, elektronika, paliwa).

Kiedy stosuje się split payment?

Obowiązkowy split payment dotyczy głównie transakcji powyżej 15 000 zł brutto oraz wybranych towarów i usług wskazanych w tzw. załączniku nr 15 do ustawy o VAT (np. elektronika, stal, usługi budowlane). Sprzedający wystawia wówczas fakturę z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”. Nabywca jest zobligowany do opłacenia jej właśnie według zasad split payment.

W pozostałych przypadkach zastosowanie podzielonej płatności jest dobrowolne – nabywcy mogą samodzielnie zdecydować, czy chcą użyć tego mechanizmu podczas płatności, również przy niższych kwotach lub innych rodzajach transakcji.

Procedura działania split payment

Proces płatności podzielonej realizowany jest przez tzw. komunikat przelewu w systemie bankowości elektronicznej, który automatycznie rozdziela środki na rachunek firmowy i VAT. Przedsiębiorca nie musi prowadzić dwóch przelewów – wszystko odbywa się jednym ruchem, a system księguje odpowiednie kwoty na odpowiednich kontach.

W praktyce oznacza to:

• Kwota netto trafia na konto rozliczeniowe (główne),
• Kwota VAT jest automatycznie księgowana na rachunku VAT sprzedawcy.

Wpływ split payment na płynność finansową firmy

Plusy i minusy – balans wyzwań i korzyści

Split payment podnosi bezpieczeństwo rozliczeń, ale jednocześnie wpływa na zarządzanie gotówką. Kluczowy jest fakt, że środki zgromadzone na rachunku VAT mają ograniczoną dostępność – nie mogą być dowolnie wykorzystane, choć nie „przepadają”.

Dostępność środków z rachunku VAT

Środki na rachunku VAT mogą być użyte do:

• zapłaty podatku VAT do Urzędu Skarbowego,
• zapłaty VAT do kontrahenta w ramach kolejnej transakcji objętej split payment,
• uregulowania akcyzy, PIT, CIT, ZUS po złożeniu odpowiedniego wniosku.

W praktyce jednak nie można swobodnie pokrywać z tego rachunku wszystkich zobowiązań operacyjnych, co oznacza, że część środków firmy zostaje „zamrożona”. W przypadku niskiej marżowości lub dużej liczby transakcji obowiązkowych split payment, może to powodować realne problemy z bieżącym regulowaniem innych zobowiązań, jak płatności do dostawców czy wynagrodzenia.

Przykład praktyczny

Wyobraźmy sobie firmę handlową, która regularnie dokonuje zakupów oraz sprzedaży objętej split payment. Wpływ VAT, choć istotny na rachunku VAT, nie jest już tak „elastyczny”. Jeżeli w danym miesiącu saldo VAT wyraźnie przewyższa potrzeby płatnicze wobec fiskusa lub kontrahentów, środki te „leżą bezużytecznie”, potencjalnie wpływając na zadłużenie firmy czy konieczność korzystania z kredytu obrotowego.

Jak minimalizować negatywny wpływ split payment?

• Analiza cyklów rozliczeniowych – pilnowanie terminów płatności VAT i korzystanie ze środków na rachunku VAT, zanim pojawi się potrzeba finansowania zewnętrznego.
• Wnioskowanie o uwolnienie środków – zgodnie z prawem podatnik może wystąpić do urzędu skarbowego o zgodę na przelanie środków z rachunku VAT na rachunek główny. Urząd ma 60 dni na udzielenie odpowiedzi, praktyka wskazuje na dość częste pozytywne rozpatrzenie takich wniosków, choć czas oczekiwania bywa problematyczny.
• Stosowanie split payment tylko tam, gdzie to konieczne – w przypadku dobrowolnych transakcji warto zastanowić się, czy faktycznie podzielona płatność jest korzystna dla obu stron.

Czy split payment poprawia bezpieczeństwo firmy?

Z perspektywy fiskusa mechanizm znacząco zmniejsza ryzyko nieprawidłowości związanych z podatkiem VAT. Urząd skarbowy ma większą kontrolę nad przepływem środków, a ryzyko „znikających” podatków jest znacznie ograniczone.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy split payment może stać się tarczą ochronną podczas ewentualnych kontroli, dając argument poświadczający rzetelność rozliczeń. Jednocześnie odpowiednie zarządzanie przepływami środków, częsta weryfikacja salda rachunku VAT oraz staranne planowanie zobowiązań podatkowych – to elementy, które mają kluczowe znaczenie dla utrzymania płynności.

Podsumowanie

Mechanizm podzielonej płatności jest narzędziem pożytecznym z punktu widzenia uszczelnienia systemu podatkowego, lecz niesie za sobą wyzwania na gruncie płynności finansowej przedsiębiorstw. Odpowiednia strategia zarządzania środkami na rachunku VAT, świadomość możliwości formalnych oraz bieżąca kontrola finansów w firmie pozwolą zminimalizować negatywne skutki i lepiej wykorzystać szanse związane ze split payment.