Kontrola skarbowa – ile lat wstecz urząd może sprawdzać rozliczenia firmy?

Pytanie „kontrola skarbowa ile lat wstecz” nie sprowadza się do odliczenia pięciu lat od rozpoczęcia kontroli. Decydują termin płatności konkretnego podatku i zdarzenia wpływające na przedawnienie. Dlatego rozliczenia sprzed ponad pięciu lat nie zawsze są poza zasięgiem postępowania.

Jak daleko wstecz może sięgać kontrola skarbowa?

Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie przedawnia się z upływem pięciu lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Nie wystarczy więc sprawdzić roku, którego dotyczy rozliczenie.

• Jeśli termin płatności upłynął 20 maja 2020 r., pięć lat liczymy od końca 2020 r. Termin przedawnienia upływa 31 grudnia 2025 r., a nie 20 maja 2025 r.
• Jeśli rozliczenie dotyczy 2020 r., ale przyjęty termin płatności upłynął 30 kwietnia 2021 r., pięć lat liczymy od końca 2021 r. Termin upływa 31 grudnia 2026 r., więc 1 listopada 2026 r. zobowiązanie pozostaje nieprzedawnione.

Oba przykłady zakładają brak zdarzeń przerywających lub zawieszających bieg przedawnienia.

O praktycznych aspektach reprezentacji przedsiębiorcy można przeczytać w eksperckim opracowaniu: pomoc prawna przy kontroli skarbowej.

Co może przerwać lub zawiesić bieg przedawnienia?

Przerwanie oznacza rozpoczęcie terminu na nowo. Zgodnie z art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej taki skutek wywołuje zastosowanie środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Nowy bieg rozpoczyna się od dnia następującego po dniu zastosowania środka. Nie chodzi zatem tylko o doliczenie czasu trwania egzekucji.

Zawieszenie nie uruchamia pełnego terminu od początku. Przykładem jest decyzja o odroczeniu płatności lub rozłożeniu jej na raty. Art. 70 § 2 pkt 1 przewiduje nierozpoczęcie albo zawieszenie biegu od dnia wydania decyzji do terminu płatności odroczonego podatku lub zaległości albo ostatniej raty.

Czy postępowanie karne skarbowe również wpływa na termin?

Tak. Art. 70 § 6 pkt 1 przewiduje nierozpoczęcie albo zawieszenie biegu z dniem wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, o którym podatnik został zawiadomiony, jeżeli podejrzenie czynu wiąże się z niewykonaniem tego zobowiązania. Termin rozpoczyna się albo biegnie dalej następnego dnia po prawomocnym zakończeniu tego postępowania.

Zawiadomienie przewidziane w art. 70c powinno nastąpić najpóźniej z upływem terminu określonego w art. 70 § 1 lub § 1a. Jest to inny dokument niż zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli.

Sąd administracyjny może zbadać, czy postępowania karnego skarbowego nie wykorzystano instrumentalnie do wywołania skutku w przedawnieniu. Potwierdza to uchwała NSA z 24 maja 2021 r., I FPS 1/21. Nie oznacza to automatycznego zakwestionowania zawieszenia w każdej sprawie.

Czy zawiadomienie o kontroli zatrzymuje przedawnienie?

Nie. Samo zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, rozpoczęcie kontroli podatkowej ani zwykłego postępowania podatkowego nie stanowi samodzielnej przesłanki przerwania lub zawieszenia terminu. Potrzebne jest odrębne zdarzenie przewidziane w przepisach o przedawnieniu.

Przy kontroli podatkowej art. 282b przewiduje zasadniczo wszczęcie nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Wcześniejsze rozpoczęcie wymaga zgody lub wniosku kontrolowanego. Po niewszczęciu kontroli w terminie 30 dni potrzebne jest ponowne zawiadomienie. Istnieją wyjątki od zawiadamiania, m.in. przy kontroli zasadności zwrotu VAT.

Inaczej wygląda kontrola celno-skarbowa. Na podstawie art. 62 ust. 1 i 2 ustawy o KAS wszczyna się ją z urzędu na podstawie upoważnienia, zasadniczo w dniu jego doręczenia. Nie obowiązuje tu reguła wcześniejszego zawiadomienia w terminie 7–30 dni, ponieważ art. 94 ust. 1 nie odsyła do art. 282b Ordynacji podatkowej.

Jak sprawdzić termin i przygotować dokumenty firmy?

Przedawnienie zobowiązania podatkowego warto oceniać na podstawie chronologii dokumentów, a nie samej daty deklaracji. W praktyce należy:

• ustalić termin płatności każdego analizowanego zobowiązania;
• obliczyć podstawowe pięć lat od końca właściwego roku;
• sprawdzić decyzje o ratach lub odroczeniu, środki egzekucyjne oraz zawiadomienia dotyczące postępowania karnego skarbowego;
• uwzględnić zdarzenia zmieniające bieg terminu przed podjęciem decyzji o usunięciu dokumentacji.

Art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej nakazuje przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do upływu okresu przedawnienia zobowiązania, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Pięć lat od wystawienia dokumentu nie jest więc uniwersalną granicą jego przechowywania.

Jeżeli zobowiązanie rzeczywiście się przedawniło, art. 208 § 1 przewiduje umorzenie postępowania jako bezprzedmiotowego. Właśnie dlatego sprawdzenie zdarzeń wpływających na termin ma znaczenie dla dalszego prowadzenia sprawy.

Stan prawny na dzień publikacji: 1 listopada 2026 r.

Bibliografia

1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 622, z uwzględnieniem nowelizacji obowiązujących 1 listopada 2026 r., w tym Dz.U. z 2026 r. poz. 825, 846 i 1154; w szczególności art. 70–70e, art. 86 § 1, art. 208 § 1, art. 282b i art. 282c. Przykłady obliczeniowe na podstawie art. 70 § 1, przy wskazanych założeniach. URL: https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/622/text.pdf
2. Uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego w składzie siedmiu sędziów z dnia 24 maja 2021 r., sygn. I FPS 1/21, ONSAiWSA 2021, nr 5, poz. 69. URL: https://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/2A0AA77DCD
3. Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 1131, ze zm., art. 62 ust. 1 i 2 oraz art. 94 ust. 1. URL: https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/1131/text/O/D20251131.pdf

Zastrzeżenie: Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i przedstawia stan prawny na dzień publikacji. Nie stanowi porady prawnej ani opinii prawnej w konkretnej sprawie. W indywidualnej sytuacji należy skonsultować się z adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym.